안녕하세요. 오늘도 경제적 자유를 향해 열정을 펼치고 있는 대한민국의 일반 직장인 여러분, 경제 지식 전파를 위한 '경제 지식 전파소'에 오신 것을 환영합니다.
이번 시간에는 특히 사회 초년생이나 신입사원 분들을 위해 이메일 작성 노하우를 함께 알아볼 예정입니다.
이메일 잘 쓰는 법: 수신자와 참조자 체크
회사에서 이메일을 작성할 때, 특히 사회초년생들이 수신자와 참조자의 차이를 제대로 이해하지 못해 실수하는 경우가 종종 있습니다.
먼저, '수신자'는 이메일의 주된 대상자입니다. 단순히 말해서, 업무에서 "주된 행위자"라고 생각하면 이해하기 쉽습니다.
수신자를 지정하는 것은 대체로 복잡하지 않을 것입니다. 반면에 '참조자'는 직접적인 행위 대상이 아니지만, 업무에 관련된 내용을 알 필요가 있는 사람들입니다.
예를 들어, 수신자의 팀장을 참조로 넣었다면, 우리 팀의 팀장도 참조로 포함하는 것이 좋습니다. 그 이유는, 갑자기 상대방 팀의 팀장이 공격적으로 이메일을 답할 가능성이 있기 때문입니다.
이럴 때는 팀장 간에 문제를 해결하는 게 더 효율적이고 빠를 수 있습니다. 프로젝트 단위가 크다면 임원들도 참조로 들어갑니다. 이때도 양 팀 간에 레벨을 맞추는 것이 중요합니다.
또한, 참조를 넣을 때 특별한 규칙은 없지만, 일반적으로는 직급이 높은 순서로, 그리고 부서간에는 상급부서를 먼저 참조에 넣는 것이 좋습니다.
예시로, 만약 프로젝트 업데이트에 대한 이메일을 보낸다면, 수신자로는 직접 업데이트를 담당하는 팀원을, 참조로는 관련 부서의 팀장과 해당 프로젝트에 참여하는 다른 부서의 팀장을 넣는 것이 좋습니다.
이렇게 하면, 만약 문제가 발생했을 때 빠르게 대응할 수 있겠죠. 이렇게 참조와 수신을 명확히 구분하면 업무 효율성을 높일 수 있고, 불필요한 오해나 충돌을 줄일 수 있습니다.
이와 같이 참조와 수신을 명확히 구분하면 업무 효율성을 높일 수 있고, 불필요한 오해나 충돌을 줄일 수 있습니다.
이메일 잘 쓰는 법: 본문 양식으로 표현하기
저는 공학과를 졸업한 뒤에 글쓰기가 특별히 친숙하지 않았던 사람입니다. 특히 업무용 이메일을 작성하는 건 제게 큰 부담이었죠. 그럼에도 불구하고 일정한 팁과 규칙을 따르면 이메일 작성에 크게 어려움을 겪지 않을 수 있습니다.
이메일 작성 가이드 라인
인사말은 필수: 인사말을 쓸 때에는 단순히 '안녕하세요'라고만 하지 않고, 본인의 소속, 이름, 그리고 직급까지 함께 명시하면 더 전문적으로 보입니다.
가독성 고려: 문단 사이에 1줄을 띄워 가독성을 높이세요. 이렇게 하면 상대방이 이메일을 읽기 쉬워집니다.
이메일 제목과 본문의 일치: 이메일의 제목은 본문의 첫 문장과 연관이 있으면 좋습니다. 즉, 이메일 제목이 본문의 요약 또는 미리 보기 역할을 해야 합니다.
본론 작성 후 공간 확보: 본문의 내용을 다 작성한 후에도 문단과 문단 사이에 한 줄을 띄워주세요. 이 역시 가독성을 위한 것입니다.
마무리와 끝 인사: 이메일의 끝 부분에서는 요점을 간략히 정리하고, 적절한 인사말로 마무리하세요.
핵심 추가적인 팁
본문 내용 번호 부여: 이메일 본문에 주제별로 번호를 붙여서 작성하면, 읽는 사람이 내용을 더 쉽게 파악할 수 있습니다.
글의 균형 맞추기: 카테고리별로 번호를 매긴 뒤, 그 안에서도 들여쓰기를 사용하여 하위 항목을 구성하면 이메일이 더욱 체계적으로 보입니다.
이렇게 하면 이메일의 질이 높아보이고, 받는 사람도 이해하기 쉬워집니다. 이런 식으로 조금씩 신경 쓰면, 이메일 작성이 훨씬 수월해질 거예요. 남들이 볼 때도 전문적이고 알아보기 쉬운 이메일이 될 겁니다.
아래 그림은 본문 양식으로 활용한 샘플로 작성한 것입니다. 양식과 들여쓰기로 간결하게 작성한 것입니다.
이메일 잘 쓰는 법: 첨부파일 본문에 언급하기
이메일 작성 시 첨부 파일이 있다면 이를 명시적으로 언급하는 것은 매우 중요합니다.
왜냐하면 회사 이메일은 여러 부서와 다양한 이해관계자들 사이에서 주고받아지고, 또한 여러 번 포워딩될 가능성이 높기 때문입니다.
문제의 소지 이메일 내용이 길다면, 첨부 파일이 문서 하단에 위치하게 되고, 이를 쉽게 놓칠 수 있습니다. 이로 인해 중요한 정보나 파일을 놓칠 위험이 생깁니다.
해결방안
이를 방지하기 위해서는 이메일 본문 내에 "첨부 파일이 있습니다"라는 문구를 명시적으로 적는 것이 좋습니다. 이 작은 노력 하나로 당신이 얼마나 섬세하고 주의 깊은지를 보여줄 수 있으며, '일 잘하는 사람'으로 평가받을 가능성이 높아집니다.
추가 팁
첨부 파일의 이름도 명시해주면 더욱 좋습니다. 이로 인해 상대방이 원하는 파일을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 가능하다면 첨부 파일의 주요 내용에 대한 간략한 설명도 추가하면, 이메일을 읽는 사람이 파일을 열어보기 전에 어떤 정보가 담겨있는지 알 수 있어 효율적입니다.
이러한 세심한 준비는 단순히 첨부 파일을 안 놓치기 위한 것뿐만 아니라, 전반적으로 당신의 전문성과 책임감을 보여주는 좋은 기회가 될 수 있습니다.
지금까지 신입사원이 업무 이메일을 작성할 때 주의해야 할 핵심 요소들을 살펴봤습니다. 이를 정리하자면:
1. 수신자와 참조자 선택: 정확한 수신자와 참조자를 선택하는 것은 굉장히 중요합니다. 잘못된 대상에게 이메일을 보낼 경우, 의도치 않은 문제가 발생할 수 있기 때문입니다.
2. 본문 구성: 본문에는 되도록 번호를 부여하고, 들여 쓰기를 사용해 가독성을 높이세요. 이렇게 하면 정보 전달이 더욱 명확해집니다.
3. 첨부파일 언급: 이메일에 첨부파일이 있다면, 그 파일의 이름까지 명시적으로 언급하는 것이 좋습니다. 이로 인해 상대방이 해당 파일을 쉽게 찾을 수 있게 됩니다.
이 세 가지 주요 요소만 잘 지킨다면, 이메일 작성 능력에서는 '일 잘하는 사람'으로 평가받을 확률이 높아집니다. 이 정보가 여러분의 회사 생활에 긍정적인 영향을 있기를 바라며, 감사의 말씀을 드립니다.
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